Regulamin świadczenia usług

Terms of Service · Data wejścia w życie: 28 lipca 2026 · Ostatnia aktualizacja: 14 października 2026 (v0.5)

This document is provided in Polish, its governing language. English translation: Terms of Service (English). Questions: legal@aideasflow.com.

§1. Postanowienia ogólne i definicje

  1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną przez Aideasflow sp. z o.o. z siedzibą w [adres — po rejestracji spółki], KRS [KRS], NIP [NIP] („Usługodawca", „Aideasflow").
  2. Definicje:
    • Platforma — aplikacja SaaS Aideasflow służąca do zgłaszania, doskonalenia i zarządzania pomysłami usprawnień pracowniczych (ciągłe doskonalenie / Lean), dostępna pod adresami wskazanymi Klientowi (obecnie beta.aideasflow.ai — wersja beta oraz dev.aideasflow.ai — wersja rozwojowa);
    • Klient — przedsiębiorca (podmiot niebędący konsumentem), który zawarł z Usługodawcą umowę o korzystanie z Platformy;
    • Umowa — umowa o świadczenie usług dostępu do Platformy, zawierana w formie zamówienia lub umowy indywidualnej wraz z niniejszym Regulaminem oraz umową powierzenia przetwarzania danych (DPA);
    • Użytkownik — osoba fizyczna korzystająca z Platformy w ramach konta Klienta (np. pracownik Klienta);
    • Treści Użytkownika — dane i materiały wprowadzane do Platformy przez Klienta i Użytkowników (m.in. pomysły, komentarze, załączniki, wiadomości w czacie firmowym);
    • Wyniki AI — treści generowane przez funkcje sztucznej inteligencji Platformy (analizy, sugestie, podpowiedzi);
    • DSA — rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2065 w sprawie jednolitego rynku usług cyfrowych (akt o usługach cyfrowych);
    • Nielegalne treści — informacje niezgodne z prawem Unii Europejskiej lub z prawem państwa członkowskiego zgodnym z prawem Unii (art. 3 lit. h DSA).
  3. Usługa kierowana jest wyłącznie do przedsiębiorców (B2B). Regulamin nie ma zastosowania do konsumentów.

§2. Opis usługi

  1. Aideasflow udostępnia Platformę w modelu SaaS: system zgłaszania i rozwijania pomysłów usprawnień, role (pracownik, menedżer, HR, admin), czat firmowy między użytkownikami tej samej organizacji, elementy grywalizacji (m.in. pasy kompetencji z certyfikatem, który Użytkownik może udostępnić innym osobom) oraz funkcje AI wspierające jakość pomysłów i ich analizę.
  2. Zakres funkcjonalny, liczba licencji/użytkowników, okres i wynagrodzenie określa Umowa (zamówienie / umowa indywidualna).
  3. Usługodawca może rozwijać i zmieniać funkcje Platformy, o ile nie ogranicza to istotnie funkcjonalności opłaconych przez Klienta w danym okresie rozliczeniowym.
  4. Program nagród. Platforma może udostępniać funkcje programu nagród dla Użytkowników (np. naliczanie nagród za pomysły, bonusy za pasy, napiwki za wiadomości w czacie firmowym, saldo i wnioski o wypłatę w sklepie nagród). Program nagród jest programem własnym Klienta, prowadzonym przez Klienta wobec jego pracowników i współpracowników — Usługodawca nie jest jego organizatorem ani stroną i nie przyrzeka Użytkownikom żadnych nagród. Zasady, stawki i katalog nagród określa i konfiguruje Klient. Nagrody mogą być naliczane automatycznie według reguł skonfigurowanych lub zaakceptowanych przez Klienta, natomiast każda wypłata lub wydanie nagrody wymaga decyzji uprawnionej osoby po stronie Klienta. Zapisy w Platformie dotyczące programu nagród (naliczenia, salda, wnioski o wypłatę i ich statusy) mają charakter wyłącznie ewidencyjny i nie stanowią zobowiązania Usługodawcy do zapłaty jakiejkolwiek kwoty na rzecz Klienta ani Użytkowników. Wypłata nagród oraz związane z nimi obowiązki podatkowe i inne rozliczenia publicznoprawne należą do Klienta. Szczegółowe zasady może określać Umowa.

§3. Konta i bezpieczeństwo

  1. Konta Użytkowników tworzone są w ramach przestrzeni Klienta (zaproszenia). Klient odpowiada za to, kogo zaprasza i jakie role nadaje.
  2. Użytkownik zobowiązany jest do zachowania poufności danych logowania. O nieautoryzowanym dostępie należy niezwłocznie powiadomić Usługodawcę. Konto jest imienne i nie może być współdzielone; Usługodawca może ograniczyć liczbę urządzeń korzystających jednocześnie z jednego konta (szczegóły w Polityce Prywatności).
  3. Klient zapewnia, że korzystanie z Platformy przez jego Użytkowników (w tym przetwarzanie danych pracowników) ma podstawę prawną po stronie Klienta jako pracodawcy/administratora danych.

§4. Wynagrodzenie i płatności

  1. Wysokość i zasady płatności (okres rozliczeniowy, terminy, waluta) określa Umowa/zamówienie.
  2. Kwoty są kwotami netto i zostaną powiększone o VAT zgodnie z przepisami.
  3. W przypadku opóźnienia w płatności przekraczającego 14 dni od wezwania, Usługodawca może zawiesić dostęp do Platformy do czasu uregulowania zaległości.
  4. Opłaty za rozpoczęty okres rozliczeniowy nie podlegają zwrotowi, chyba że Umowa stanowi inaczej.

§5. Obowiązki Klienta i zasady dopuszczalnego użycia (AUP)

Zabronione jest w szczególności:

  1. wprowadzanie treści bezprawnych, naruszających prawa osób trzecich (w tym prawa autorskie i dobra osobiste) lub danych, do których przetwarzania Klient nie ma podstawy;
  2. wprowadzanie szczególnych kategorii danych osobowych (np. dane o zdrowiu), chyba że Umowa wyraźnie to przewiduje;
  3. naruszanie bezpieczeństwa Platformy: testy penetracyjne bez zgody, obchodzenie zabezpieczeń i limitów, inżynieria wsteczna, automatyczne pobieranie danych (scraping), współdzielenie kont;
  4. wykorzystywanie funkcji AI do: generowania treści bezprawnych lub szkodliwych, podejmowania wobec osób fizycznych decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie na podstawie Wyników AI (np. decyzji kadrowych), lub przedstawiania Wyników AI jako profesjonalnej porady (prawnej, medycznej, finansowej);
  5. odsprzedaż lub udostępnianie Platformy podmiotom trzecim bez zgody Usługodawcy.

Naruszenie może skutkować wezwaniem do zaniechania, usunięciem treści lub uniemożliwieniem dostępu do niej, zawieszeniem konta Użytkownika lub — przy rażących naruszeniach — wypowiedzeniem Umowy z winy Klienta. Zasady takich działań, uzasadnienia i odwołania określa §5a.

§5a. Nielegalne treści, moderowanie treści i punkty kontaktowe

  1. Charakter usługi. W zakresie, w jakim Platforma przechowuje Treści Użytkownika na żądanie Klienta i Użytkowników, Usługodawca świadczy usługę hostingu w rozumieniu DSA. Treści Użytkownika są dostępne wyłącznie dla osób uprawnionych w ramach przestrzeni Klienta — Platforma nie rozpowszechnia ich publicznie.
  2. Punkt kontaktowy dla organów państw członkowskich, Komisji Europejskiej i Europejskiej Rady ds. Usług Cyfrowych (art. 11 DSA) oraz dla odbiorców usługi (art. 12 DSA): e-mail legal@aideasflow.com. Komunikujemy się w językach polskim i angielskim. Na wiadomości odpowiada człowiek — kontakt nie opiera się wyłącznie na narzędziach zautomatyzowanych.
  3. Zgłaszanie nielegalnych treści (art. 16 DSA). Każda osoba lub podmiot — także spoza Platformy — może zgłosić treść, którą uważa za nielegalną, wysyłając e-mail na legal@aideasflow.com z tematem „Zgłoszenie treści”. Zgłoszenie powinno zawierać: (a) uzasadnienie, dlaczego treść jest nielegalna; (b) dokładne wskazanie treści (np. adres URL, tytuł pomysłu, data i autor wiadomości); (c) imię i nazwisko lub nazwę oraz adres e-mail zgłaszającego — z wyjątkiem zgłoszeń dotyczących przestępstw seksualnego wykorzystywania dzieci; (d) oświadczenie, że zgłaszający w dobrej wierze uważa informacje i zarzuty zawarte w zgłoszeniu za prawidłowe i kompletne. Potwierdzamy otrzymanie zgłoszenia bez zbędnej zwłoki, rozpatrujemy je terminowo, obiektywnie i z należytą starannością, a o decyzji informujemy zgłaszającego wraz z informacją o możliwości odwołania. Zgłoszeń nie rozpatrujemy za pomocą narzędzi zautomatyzowanych.
  4. Moderowanie treści (art. 14 DSA). Ograniczenia dotyczące treści wynikają z §5. Treściami w przestrzeni Klienta zarządza Klient (jego administratorzy i menedżerowie) według własnych zasad. Usługodawca nie monitoruje Treści Użytkownika w sposób ogólny i nie stosuje narzędzi zautomatyzowanych do ich usuwania ani ograniczania ich widoczności. Usługodawca może usunąć treść, uniemożliwić do niej dostęp, zawiesić konto Użytkownika lub ograniczyć świadczenie usługi wyłącznie na podstawie zgłoszenia (ust. 3), nakazu uprawnionego organu albo po stwierdzeniu naruszenia Regulaminu — decyzję podejmuje człowiek, z należytą starannością, obiektywnie i proporcjonalnie. Funkcje AI mogą odmówić wygenerowania odpowiedzi na treści sprzeczne z ich zasadami bezpieczeństwa — nie wpływa to na Treści Użytkownika zapisane w Platformie.
  5. Uzasadnienie (art. 17 DSA). Jeżeli z powodu nielegalnych treści lub naruszenia Regulaminu Usługodawca usunie treść, uniemożliwi do niej dostęp lub ograniczy jej widoczność, zawiesi lub zakończy świadczenie usługi (w całości lub w części) albo zawiesi lub zamknie konto, przekaże zainteresowanemu Użytkownikowi — na adres e-mail konta, najpóźniej z chwilą nałożenia ograniczenia — jasne i konkretne uzasadnienie: jakie działanie podjęto i w jakim zakresie, na podstawie jakich faktów (w tym czy na podstawie zgłoszenia), wskazanie podstawy prawnej albo postanowienia Regulaminu wraz z wyjaśnieniem oraz informację o możliwości odwołania. O działaniu informujemy także Klienta, w którego przestrzeni znajduje się treść. Postanowienie nie dotyczy nakazów organów, o których mowa w art. 9 DSA.
  6. Odwołanie. Od decyzji, o których mowa w ust. 3–5, zgłaszający oraz Użytkownik lub Klient, którego dotyczy decyzja, mogą się odwołać w terminie 6 miesięcy, pisząc na legal@aideasflow.com. Odwołanie rozpatruje człowiek bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 30 dni; jeżeli okaże się zasadne, decyzja zostanie cofnięta. Niezależnie od tego przysługuje droga sądowa.
  7. Zagrożenie życia lub bezpieczeństwa (art. 18 DSA). Jeżeli Usługodawca poweźmie informację dającą podstawę do podejrzenia popełnienia przestępstwa zagrażającego życiu lub bezpieczeństwu osób, niezwłocznie powiadomi właściwe organy ścigania i przekaże im dostępne informacje.
  8. Platforma nie jest kanałem zgłoszeń sygnalistów. Platforma — w tym czat firmowy i funkcje zgłaszania pomysłów — nie jest kanałem zgłoszeń wewnętrznych w rozumieniu ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Zgłoszenia naruszeń prawa w organizacji Klienta należy kierować kanałem wskazanym przez Klienta. Jeżeli takie zgłoszenie trafi do Usługodawcy, poinformujemy zgłaszającego o konieczności skorzystania z kanału Klienta, nie przekażemy zgłoszenia ani tożsamości zgłaszającego bez jego zgody i nie będziemy przetwarzać zgłoszenia w zakresie szerszym, niż jest to niezbędne do udzielenia tej informacji.

§6. Treści Użytkownika i własność intelektualna

  1. Treści Użytkownika pozostają własnością Klienta (lub odpowiednio jego pracowników zgodnie z wewnętrznymi regulacjami Klienta). Klient udziela Usługodawcy niewyłącznej licencji na ich przetwarzanie wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi (w tym przekazania do dostawców modeli AI zgodnie z §7).
  2. Usługodawca nie wykorzystuje Treści Użytkownika do trenowania modeli AI.
  3. Platforma, jej kod, design, know-how i znaki towarowe pozostają wyłączną własnością Usługodawcy. Klient otrzymuje niewyłączne, nieprzenoszalne prawo do korzystania z Platformy przez okres Umowy.
  4. Feedback przekazany Usługodawcy (sugestie, opinie) może być wykorzystany do rozwoju produktu bez wynagrodzenia i ograniczeń.

§7. Funkcje AI — Wyniki, odpowiedzialność, zależność od dostawców

  1. Funkcje AI Platformy korzystają z modeli językowych zewnętrznych dostawców (obecnie Anthropic oraz Google — usługa Vertex AI w Google Cloud, a w wersji beta Platformy także Gemini API). Treść pomysłów i niezbędny kontekst są przekazywane tym dostawcom jako podprocesorom — szczegóły w Polityce Prywatności i DPA.
  2. Własność Wyników AI: w zakresie, w jakim Wyniki AI podlegają ochronie, prawa do nich przysługują Klientowi. Wyniki AI mogą nie być unikalne — podobne treści mogą zostać wygenerowane dla innych użytkowników.
  3. Charakter Wyników AI: Wyniki AI są generowane automatycznie i mogą być niedokładne, niekompletne lub błędne („hallucinations"). Są dostarczane „tak jak są" (as is), mają charakter pomocniczy i nie stanowią porady profesjonalnej.
  4. Odpowiedzialność za wykorzystanie: Klient i Użytkownicy zobowiązani są zweryfikować Wyniki AI przed ich wykorzystaniem. Decyzje podejmowane na podstawie Wyników AI (w tym decyzje organizacyjne i kadrowe) podejmuje człowiek po stronie Klienta i na odpowiedzialność Klienta.
  5. Zależność od dostawców: działanie i dostępność funkcji AI zależą od usług podmiotów trzecich. Usługodawca może zmienić dostawcę lub model AI, o ile nie obniży to istotnie jakości usługi. Przerwy lub zmiany po stronie dostawców modeli nie stanowią naruszenia Umowy przez Usługodawcę.

§8. Dostępność usługi

  1. Usługodawca dokłada starań, aby Platforma była dostępna w sposób ciągły, ale — o ile Umowa nie zawiera odrębnego SLA — nie gwarantuje określonego poziomu dostępności.
  2. Usługodawca może prowadzić prace serwisowe; o planowanych pracach istotnie wpływających na dostępność poinformuje z wyprzedzeniem.
  3. Usługodawca nie odpowiada za niedostępność wynikającą z przyczyn od niego niezależnych (awarie dostawców infrastruktury i modeli AI, siła wyższa, ataki, awarie sieci).

§9. Okres obowiązywania, zawieszenie i rozwiązanie

  1. Okres Umowy i zasady przedłużenia określa Umowa/zamówienie.
  2. Usługodawca może zawiesić dostęp w przypadku: (a) zaległości płatniczych (§4), (b) naruszenia §5 stwarzającego ryzyko dla bezpieczeństwa lub prawa — z uzasadnieniem, o którym mowa w §5a ust. 5, (c) żądania uprawnionego organu.
  3. Każda ze stron może wypowiedzieć Umowę z ważnych przyczyn (rażące naruszenie nieusunięte w terminie 14 dni od wezwania).
  4. Po zakończeniu Umowy Klient może w terminie 30 dni zażądać eksportu Treści Użytkownika; po tym terminie dane zostaną usunięte zgodnie z DPA i Polityką Prywatności.

§10. Odpowiedzialność

  1. Usługodawca odpowiada wyłącznie za szkody wyrządzone z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa oraz w zakresie, w jakim odpowiedzialności nie można wyłączyć na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów.
  2. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu Umowy ograniczona jest do wysokości wynagrodzenia zapłaconego przez Klienta w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie szkodowe.
  3. Wyłączona jest odpowiedzialność za utracone korzyści, szkody pośrednie, utratę danych spowodowaną naruszeniem przez Klienta zasad korzystania oraz za skutki decyzji podjętych na podstawie Wyników AI.
  4. Klient zwolni Usługodawcę z odpowiedzialności (indemnifikacja) za roszczenia osób trzecich wynikające z: bezprawnych Treści Użytkownika, korzystania z Platformy z naruszeniem Regulaminu lub prawa, oraz braku podstawy prawnej przetwarzania danych pracowników Klienta.

§11. Dane osobowe i poufność

  1. Zasady przetwarzania danych osobowych opisuje Polityka Prywatności, a powierzenie przetwarzania danych pracowników Klienta — umowa powierzenia (DPA) stanowiąca załącznik do Umowy.
  2. Strony zobowiązują się do zachowania poufności informacji nieujawnionych publicznie, uzyskanych w związku z Umową, przez okres jej trwania i 3 lata po jej zakończeniu.

§12. Zmiany Regulaminu

  1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiany prawa, zmiany funkcjonalności, względy bezpieczeństwa). O zmianach poinformuje Klienta z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem e-mailem lub w Platformie, a Użytkowników — w Platformie.
  2. Jeżeli Klient nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć Umowę przed ich wejściem w życie; dalsze korzystanie oznacza akceptację.
  3. Aktualna wersja Regulaminu, oznaczona numerem wersji, jest dostępna pod adresem aideasflow.com/terms oraz w Platformie; ta sama wersja obowiązuje na stronie i we wszystkich wersjach Platformy.

§13. Postanowienia końcowe

  1. Prawem właściwym jest prawo polskie.
  2. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
  3. Nieważność pojedynczego postanowienia nie wpływa na ważność pozostałych.
  4. Kontakt: legal@aideasflow.com (także punkt kontaktowy, o którym mowa w §5a ust. 2).
← Wróć na stronę główną