Regulamin świadczenia usług

Terms of Service · Data wejścia w życie: 28 lipca 2026

This document is provided in Polish, its governing language. For questions in English, contact legal@aideasflow.com.

§1. Postanowienia ogólne i definicje

  1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną przez Aideasflow sp. z o.o. z siedzibą w [adres — po rejestracji spółki], KRS [KRS], NIP [NIP] („Usługodawca", „Aideasflow").
  2. Definicje:
    • Platforma — aplikacja SaaS Aideasflow służąca do zgłaszania, doskonalenia i zarządzania pomysłami usprawnień pracowniczych (ciągłe doskonalenie / Lean), dostępna pod adresem beta.aideasflow.ai (lub innym adresem wskazanym Klientowi);
    • Klient — przedsiębiorca (podmiot niebędący konsumentem), który zawarł z Usługodawcą umowę o korzystanie z Platformy (w tym Umowę Pilotażową);
    • Umowa — umowa o świadczenie usług dostępu do Platformy, zawierana w formie zamówienia/Umowy Pilotażowej wraz z niniejszym Regulaminem oraz umową powierzenia przetwarzania danych (DPA);
    • Użytkownik — osoba fizyczna korzystająca z Platformy w ramach konta Klienta (np. pracownik Klienta);
    • Treści Użytkownika — dane i materiały wprowadzane do Platformy przez Klienta i Użytkowników (m.in. pomysły, komentarze, załączniki);
    • Wyniki AI — treści generowane przez funkcje sztucznej inteligencji Platformy (analizy, sugestie, podpowiedzi).
  3. Usługa kierowana jest wyłącznie do przedsiębiorców (B2B). Regulamin nie ma zastosowania do konsumentów.

§2. Opis usługi

  1. Aideasflow udostępnia Platformę w modelu SaaS: system zgłaszania i rozwijania pomysłów usprawnień, role (pracownik, menedżer, HR, admin), elementy grywalizacji oraz funkcje AI wspierające jakość pomysłów i ich analizę.
  2. Zakres funkcjonalny, liczba licencji/użytkowników, okres i wynagrodzenie określa Umowa (zamówienie / Umowa Pilotażowa).
  3. Usługodawca może rozwijać i zmieniać funkcje Platformy, o ile nie ogranicza to istotnie funkcjonalności opłaconych przez Klienta w danym okresie rozliczeniowym.

§3. Konta i bezpieczeństwo

  1. Konta Użytkowników tworzone są w ramach przestrzeni Klienta (zaproszenia). Klient odpowiada za to, kogo zaprasza i jakie role nadaje.
  2. Użytkownik zobowiązany jest do zachowania poufności danych logowania. O nieautoryzowanym dostępie należy niezwłocznie powiadomić Usługodawcę.
  3. Klient zapewnia, że korzystanie z Platformy przez jego Użytkowników (w tym przetwarzanie danych pracowników) ma podstawę prawną po stronie Klienta jako pracodawcy/administratora danych.

§4. Wynagrodzenie i płatności

  1. Wysokość i zasady płatności (okres rozliczeniowy, terminy, waluta) określa Umowa/zamówienie. Obecnie usługa świadczona jest w ramach programu pilotażowego, rozliczanych indywidualnie na podstawie faktury.
  2. Kwoty są kwotami netto i zostaną powiększone o VAT zgodnie z przepisami.
  3. W przypadku opóźnienia w płatności przekraczającego 14 dni od wezwania, Usługodawca może zawiesić dostęp do Platformy do czasu uregulowania zaległości.
  4. Opłaty za rozpoczęty okres rozliczeniowy nie podlegają zwrotowi, chyba że Umowa stanowi inaczej.

§5. Obowiązki Klienta i zasady dopuszczalnego użycia (AUP)

Zabronione jest w szczególności:

  1. wprowadzanie treści bezprawnych, naruszających prawa osób trzecich (w tym prawa autorskie i dobra osobiste) lub danych, do których przetwarzania Klient nie ma podstawy;
  2. wprowadzanie szczególnych kategorii danych osobowych (np. dane o zdrowiu), chyba że Umowa wyraźnie to przewiduje;
  3. naruszanie bezpieczeństwa Platformy: testy penetracyjne bez zgody, obchodzenie zabezpieczeń i limitów, inżynieria wsteczna, automatyczne pobieranie danych (scraping), współdzielenie kont;
  4. wykorzystywanie funkcji AI do: generowania treści bezprawnych lub szkodliwych, podejmowania wobec osób fizycznych decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie na podstawie Wyników AI (np. decyzji kadrowych), lub przedstawiania Wyników AI jako profesjonalnej porady (prawnej, medycznej, finansowej);
  5. odsprzedaż lub udostępnianie Platformy podmiotom trzecim bez zgody Usługodawcy.

Naruszenie może skutkować wezwaniem do zaniechania, zawieszeniem konta Użytkownika lub — przy rażących naruszeniach — wypowiedzeniem Umowy z winy Klienta.

§6. Treści Użytkownika i własność intelektualna

  1. Treści Użytkownika pozostają własnością Klienta (lub odpowiednio jego pracowników zgodnie z wewnętrznymi regulacjami Klienta). Klient udziela Usługodawcy niewyłącznej licencji na ich przetwarzanie wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi (w tym przekazania do dostawców modeli AI zgodnie z §7).
  2. Usługodawca nie wykorzystuje Treści Użytkownika do trenowania modeli AI.
  3. Platforma, jej kod, design, know-how i znaki towarowe pozostają wyłączną własnością Usługodawcy. Klient otrzymuje niewyłączne, nieprzenoszalne prawo do korzystania z Platformy przez okres Umowy.
  4. Feedback przekazany Usługodawcy (sugestie, opinie) może być wykorzystany do rozwoju produktu bez wynagrodzenia i ograniczeń.

§7. Funkcje AI — Wyniki, odpowiedzialność, zależność od dostawców

  1. Funkcje AI Platformy korzystają z modeli językowych zewnętrznych dostawców (obecnie m.in. Anthropic, xAI, Google). Treść pomysłów i niezbędny kontekst są przekazywane tym dostawcom jako podprocesorom — szczegóły w Polityce Prywatności i DPA.
  2. Własność Wyników AI: w zakresie, w jakim Wyniki AI podlegają ochronie, prawa do nich przysługują Klientowi. Wyniki AI mogą nie być unikalne — podobne treści mogą zostać wygenerowane dla innych użytkowników.
  3. Charakter Wyników AI: Wyniki AI są generowane automatycznie i mogą być niedokładne, niekompletne lub błędne („hallucinations"). Są dostarczane „tak jak są" (as is), mają charakter pomocniczy i nie stanowią porady profesjonalnej.
  4. Odpowiedzialność za wykorzystanie: Klient i Użytkownicy zobowiązani są zweryfikować Wyniki AI przed ich wykorzystaniem. Decyzje podejmowane na podstawie Wyników AI (w tym decyzje organizacyjne i kadrowe) podejmuje człowiek po stronie Klienta i na odpowiedzialność Klienta.
  5. Zależność od dostawców: działanie i dostępność funkcji AI zależą od usług podmiotów trzecich. Usługodawca może zmienić dostawcę lub model AI, o ile nie obniży to istotnie jakości usługi. Przerwy lub zmiany po stronie dostawców modeli nie stanowią naruszenia Umowy przez Usługodawcę.

§8. Dostępność usługi

  1. Usługodawca dokłada starań, aby Platforma była dostępna w sposób ciągły, ale — o ile Umowa nie zawiera odrębnego SLA — nie gwarantuje określonego poziomu dostępności.
  2. Usługodawca może prowadzić prace serwisowe; o planowanych pracach istotnie wpływających na dostępność poinformuje z wyprzedzeniem.
  3. Usługodawca nie odpowiada za niedostępność wynikającą z przyczyn od niego niezależnych (awarie dostawców infrastruktury i modeli AI, siła wyższa, ataki, awarie sieci).

§9. Okres obowiązywania, zawieszenie i rozwiązanie

  1. Okres Umowy (w tym pilotażu) i zasady przedłużenia określa Umowa/zamówienie.
  2. Usługodawca może zawiesić dostęp w przypadku: (a) zaległości płatniczych (§4), (b) naruszenia §5 stwarzającego ryzyko dla bezpieczeństwa lub prawa, (c) żądania uprawnionego organu.
  3. Każda ze stron może wypowiedzieć Umowę z ważnych przyczyn (rażące naruszenie nieusunięte w terminie 14 dni od wezwania).
  4. Po zakończeniu Umowy Klient może w terminie 30 dni zażądać eksportu Treści Użytkownika; po tym terminie dane zostaną usunięte zgodnie z DPA i Polityką Prywatności.

§10. Odpowiedzialność

  1. Usługodawca odpowiada wyłącznie za szkody wyrządzone z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa oraz w zakresie, w jakim odpowiedzialności nie można wyłączyć na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów.
  2. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu Umowy ograniczona jest do wysokości wynagrodzenia zapłaconego przez Klienta w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie szkodowe.
  3. Wyłączona jest odpowiedzialność za utracone korzyści, szkody pośrednie, utratę danych spowodowaną naruszeniem przez Klienta zasad korzystania oraz za skutki decyzji podjętych na podstawie Wyników AI.
  4. Klient zwolni Usługodawcę z odpowiedzialności (indemnifikacja) za roszczenia osób trzecich wynikające z: bezprawnych Treści Użytkownika, korzystania z Platformy z naruszeniem Regulaminu lub prawa, oraz braku podstawy prawnej przetwarzania danych pracowników Klienta.

§11. Dane osobowe i poufność

  1. Zasady przetwarzania danych osobowych opisuje Polityka Prywatności, a powierzenie przetwarzania danych pracowników Klienta — umowa powierzenia (DPA) stanowiąca załącznik do Umowy.
  2. Strony zobowiązują się do zachowania poufności informacji nieujawnionych publicznie, uzyskanych w związku z Umową, przez okres jej trwania i 3 lata po jej zakończeniu.

§12. Zmiany Regulaminu

  1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiany prawa, zmiany funkcjonalności, względy bezpieczeństwa). O zmianach poinformuje Klienta z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem e-mailem lub w Platformie.
  2. Jeżeli Klient nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć Umowę przed ich wejściem w życie; dalsze korzystanie oznacza akceptację.

§13. Postanowienia końcowe

  1. Prawem właściwym jest prawo polskie.
  2. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
  3. Nieważność pojedynczego postanowienia nie wpływa na ważność pozostałych.
  4. Kontakt: legal@aideasflow.com.
← Back to home